Es innegable la importancia de mantener una buena imagen de nuestras oficinas o despachos a la hora de recibir visitas de clientes en ellas. Por lo cual, es imprescindible un correcto protocolo de higiene y un servicio de limpieza de oficinas que no solo mejore la imagen de nuestra empresa, sino que también genere un buen ambiente laboral mas agradable aumentando la productividad de los empleados.
En este articulo vamos a tratar diferentes aspectos a tener en cuenta a la hora de contratar la mejor opción para llevar a cabo el servicio de mantenimiento de limpieza de tu oficinas.
Contratar una empresa de limpieza o personal propio
A la hora de contratar un servicio de limpieza de oficinas contamos con dos opciones, contratar personal propio, o por el contrario, contratar un servicio externo con una empresa del sector.
Por lo general, externalizar este servicio suele ser la mejor opción, ya que contratar personal propio para estos fines va a inducir en un gasto mayor que si contrata una empresa especializada en este tipo de servicios.
Como es obvio, las empresas de limpieza disponen de los recursos y medios necesarios para llevar a cabo todas las tareas de limpieza. También cuentan con procesos y técnicas que optimizan el tiempo y realizan un servicio mas eficiente.
Otro punto a favor de externalizar estos servicios son las responsabilidades, que en este caso recaen sobre la empresa, ya que son estas las encargadas de la organización de los distintos servicios, de la formación de los empleados, seguridad social, prevención de riesgos laborales, además de cubrir todas las ausencias por bajas y vacaciones asignando a otros trabajadores de la plantilla.
Que tener en cuenta para un correcto servicio de limpieza de oficinas
Cuales son las necesidades de limpieza de sus oficinas
Para determinar el tipo de servicio que se necesita y obtener una máxima higiene de limpieza, es muy importante establecer cuales son las tareas a desempeñar desarrollando un plan de acción.
Por tanto, los servicios de mantenimiento necesarios para cada oficina varían según las dimensiones de las instalaciones, las dependencias de esta y las actividades que lleva a cabo la empresa.
Los servicios básicos que se deberían incluir a la hora de contratar un servicio de limpieza de oficinas son los siguientes:
Todo lo expuesto en los puntos anteriores determinara las tareas básicas de mantenimiento de limpieza de oficinas necesarias a contratar.
Periodicidad del mantenimiento de limpieza de oficinas
Teniendo en cuenta que una oficina es un lugar de trabajo donde los empleados pasan gran parte del día, y que el transito de personas suele ser elevado, es necesario poner en practica un programa con la periodicidad adecuada para cada instancia en función del tamaño de la oficina y el numero de empleados, de esta forma podremos mantener un nivel constante de limpieza.
Por consiguiente, lo recomendable seria que en pequeñas oficinas con poco personal debería ser limpiada al menos entre 2 y 3 días a la semana, en días alternos.
Sin embargo, en grandes oficinas con gran afluencia de personal las operaciones de limpieza mas frecuentes son aquellas que se realizan diariamente, lo que asegura un correcto mantenimiento de limpieza e higiene.
Maquinaria y productos necesarios
Contar con productos de limpieza profesional, materiales y maquinaria especializada es fundamental para los profesionales del sector que han de desarrollar sus labores de limpieza en oficinas y despachos para obtener los mejores resultados.
Los productos y útiles de limpieza para oficina que nunca deberían faltar son: bayetas de microfibra para mobiliario, limpiadores de polvo, antical para baños, desinfectantes para industria alimentaria, ambientadores, soluciones en detergente neutro, mopa, plumeros, bolsas para basura y soluciones especificas para cada tipo de material y circunstancia.
En lo que respecta a la maquinara, las empresas de limpieza suelen disponer para la realización de los servicios, de una amplia gama de maquinas imprescindibles, ya sean fregadoras eléctricas, lavamoquetas de inyección/extracción, aspiradoras, pulidoras y rotativas mono disco.
Para aquellas oficinas con fachadas acristaladas y de difícil acceso, en IMCR Limpieza & Servicios ofrecemos un sistema de limpieza de cristales mediante un proceso de ósmosis inversa.
Este sistema es un tratamiento de agua pura, cepillos especiales y pértiga de fibra de carbono de hasta 20 metros.
Como seleccionar la empresa de limpieza de oficinas mas adecuada
Trayectoria de la empresa
Conocer la trayectoria profesional de la empresa es un aspecto determinante a la hora de elegir la contrata. La experiencia con la que cuenta y los años que lleva trabajando en el sector aporta valor a su trabajo y ofrece garantías en los servicios que presta.
Personal cualificado para la limpieza de oficinas
El personal de limpieza es el activo mas importante de cualquier empresa. Estos deben contar con la experiencia y los conocimientos necesarios mediante una formación continua en base a las tareas de limpieza a desempeñar.
Equipamiento y productos de calidad
Lo ideal es que una empresa cuente con las ultimas innovaciones del sector para desarrollar los trabajos de un modo mas eficaz, aportando un equipamiento en maquinaria y productos novedosos de primara calidad que hacen mas efectiva la limpieza y desinfección.
Seguridad y cumplimento con la ley
Algo a tener muy en cuenta es comprobar siempre que la empresa esta al corriente de todas sus obligaciones, alta en la seguridad social de cada uno de los trabajadores, prevención de riesgos laborales, seguro de responsabilidad civil para cubrir posibles prejuicios a terceros en el desempeño de la actividad laboral, etc.
Referencias
No menos importante son las referencias que podamos tener con respecto a una empresa de limpieza, conocer que tipo de servicio esta prestando en otros lugares, los resultados, e incluso las recomendaciones de sus propios clientes nos ayudaran a dar prioridad a aquellas que tengan un mayor prestigio y una mejor valoración.
Atención al cliente
Una empresa de limpieza debe ofrecer un servicio de atención personalizada al cliente, dirigida a resolver sus dudas y consultas, mostrar disponibilidad por atender y ayudar a los clientes, esforzarse en buscar soluciones a sus necesidades.
En todo momento la comunicación entre empresa y cliente debe estar presente ya sea en persona, telefónicamente o a través de otros medios como redes sociales o email.
Presupuesto claro y detallado
Un presupuesto para el servicio de limpieza de oficinas debe ser elaborado de forma clara y detallada para que sea fácil de comprender.
En dicho presupuesto se debe incluir todos los servicios de mantenimiento que se van a realizar y la periodicidad de los mismos, ya que este es un aspecto clave a tener en cuenta a la hora de optar por una empresa u otra.
Otro de los indicadores a valorar a la hora de decantarnos por un presupuesto es el precio final, el cual tiene que aparecer claramente y ser un precio cerrado por los servicios incluidos en el mismo.
Por ultimo, es importante tener en cuenta que los presupuestos de limpieza no deben acarrear ningún coste ni compromiso.
Conclusiones finales
Es evidente que una buena imagen de nuestras oficinas con respecto a la limpieza e higiene, transmiten mayor profesionalidad, seriedad, confianza y un mejor desarrollo de la actividad empresarial.
Pero para garantizar un buen resultado en el servicio de mantenimiento de limpieza se requiere de personal experto y medios profesionales que solo una empresa de limpieza puede aportar.
Es de vital importancia a la hora de decidirse por una contrata u otra, comprobar que le pueden ofrecer cada una de ellas, y desconfíe de precios bajos fuera de mercado, suelen ser síntoma de que no cumplen con las obligaciones.